A. PENGANTAR
Dalam
implementasi Aplikasi DPP dan Aplikasi GPP diperlukan proses perekaman data
yang terdiri dari Data Pegawai yaitu data Anggota TNI dan PNS Kemhan, Data
Keluarga, dan Data Riwayat Kepangkatan atau Skep-Skep anggota/kepegawaian.
Ketiga data tersebut harus direkam ke dalam Aplikasi DPP/GPP sehingga aplikasi
tersebut dapat digunakan.
Untuk
mempermudah dan mempercepat proses perekaman data awal pada Aplikasi DPP/GPP
maka perekaman data dapat dimulai dengan proses transfer dengan mengkonversi data
pegawai yang saat ini sudah ada di masing-masing UO, sehingga PPABP tidak
merekam dari awal untuk seluruh pegawai. Proses konversi ini sifatnya tidak
wajib, artinya jika ada UO atau satker yang tidak memiliki data, dapat merekam
data pegawai dari awal dalam Aplikasi DPP/GPP. Proses konversi ini sifatnya
hanya untuk mempercepat perekaman saja.
Data
yang diperlukan adalah data pegawai, data keluarga dan data riawayat
kepangkatan yang terbagi ke dalam tiga file excel. Susunan file excel harus
mengikuti tata urutan kolom dan isian yang ditetapkan oleh Direktorat Sistem
Perbendaharaan, sehingga dapat dikonversi ke dalam Aplikasi DPP/GPP. Untuk Data
Pegawai wajib ada, sedangkan data-data terkait data keluarga dan data-data Riwayat
Kepangkatan (Skep-Skep) tidak wajib. Namun kalau datanya ada akan lebih bagus,
sehingga akan mempermudah sakter dalam merekam sisa-sisa data yang belum ada.
B.
PROSES
KONVERSI PER SATKER
Proses
konversi ini dilakukan per satker, jadi jika masing-masing UO memiliki 50
satker, maka pembentukan file excel tersebut harus dibuat terpisah per satker,
jadi harus membuat 50 file excel. Sebab aplikasi ini akan kita bagikan per
satker sehingga proses konversinyapun dilakukan terpisah-pisah. Setelah proses
konversi dilakukan kita lakukan backup data per satker, barulah file backup
tersebut kita bagikan ke satker-satker pengguna aplikasi DPP/GPP.
C.
JENIS DATA
Jenis data yang harus dipersiapkan adalah data pegawai, data
keluarga dan data riwayat kepangkatan. Penjelasannya adalah sbb :
1.
Data
Pegawai : Nama File t_pegawai.xls
Data ini
adalah data individu pegawai yaitu Anggota TNI dan PNS Kemhan, dimulai dari
NIP/NRP, nama, tempat tanggal lahir, gaji pokok, alamat NPWP dan lain-lain.
Susunan file Excel nya adalah sbb :
No
|
Kolom
|
Contoh
|
Keterangan
|
1.
|
Kode Satker
|
642445
|
6 digit kode satker sesuai DIPA. Dalam satu file excel tidak
diperbolehkan lebih dari 1 kode satker.
|
2.
|
Kode Anak Satker
|
00
|
2 digit dimulai dari 00,01,02 dst. adalah pembagian gaji di dalam
satker tersebut
|
3.
|
Kode Sub Anak Satker
|
01
|
2 digit dimulai dari 00,01,02 dst. adalah pembagian gaji di dalam
suatu anak satker. Tidak wajib diisi.
|
4.
|
Kode Korp
|
001
|
3 digit : Kode korp sesuai
dengan tabel, Tabel Korp ada di lampiran : T_korp.
Untuk PNS dikosongi. Jika kode korp tidak
ada maka diisi 999 (TNI), jika dikosongi maka akan berisi korps 999 (TNI).
|
5.
|
Matra
|
1
|
1 digit : kode matra : 1 : AD, 2 : AL, 3 : AU. Untuk PNS dikosongi.
|
6.
|
NIP/NRP
|
198212102009112001
|
NRP anggota TNI, untuk NIP PNS harus 18 digit, jika masih ada PNS
yang masih menggunakan NIP 9 digit harus ditambah 0 sebanyak 9 digit sehingga
18 digit. Misalkan 060102058000000000
|
7.
|
Nama
|
Nama Anggota TNI/PNS
|
|
8.
|
Kode pegawai
|
1
|
1 digit, 1 : PNS, 2 : CPNS. Untuk Anggota
TNI dikosongi.
|
9.
|
Kedudukan
|
01
|
2 digit, keadaan pegawai saat ini, 01 adalah pegawai aktif,03 :
pensiun, 04 : meninggal dunia dll. Tabel Kedudukan ada di lampiran, untuk anggota TNI :
T_KedudukanTNI sedangkan PNS : T_KedudukanPNS. Jika dikosongi makan akan
terisi 01 : aktif
|
10.
|
Tempat Lahir
|
Bogor
|
Kota Tempat lahir Anggota/PNS
|
11.
|
Tanggal Lahir
|
31/12/1960
|
Tanggal lahir Anggota/PNS format tanggal dd/mm/yyyy
|
12.
|
Gaji Pokok
|
3847200
|
Angka, besaran gaji pokok anggota/PNS yang diterima saat ini.
|
13.
|
Kode tunjangan papua
|
1
|
1 digit, 1 : dapat tunjangan papua, 2 : tidak dapat tunjangan papua.
Jika dikosongi maka akan terisi 2 : tidak dapat
|
14.
|
Kode tunjangan terpencil
|
1
|
1 digit, 1 : dapat tunjangan terpencil, 2 : tidak dapat tunjangan
terpencil. Jika dikosongi maka akan terisi 2 : tidak dapat
|
15.
|
Istri
|
1
|
1 digit, jumlah istri/suami, 1 : jika punya istri/suami, 0 : jika
bujangan / janda/duda
|
16.
|
Anak
|
2
|
1 digit, jumlah anak yang ditanggung dalam daftar gaji.
|
17.
|
Kode Jabatan
|
99999
|
5 digit, kode jabatan struktural/fungsioanal anggota tersebut, jika
anggota/PNS tersebut tidak menjabat/staf/prajurit maka diisi dengan : 99999. Tabel Jabatan ada di lampiran : T_tunjangan. Jika dikosongi
maka akan terisi 99999 : Anggota TNI.
|
18.
|
Jenis Beras
|
1
|
1 digit, 1 : Dibayar Uang, 2 : Dibayar Natura. Jika dikosongi maka
akan terisi 1 : Uang
|
19.
|
Kode Sewa Rumah Dinas
|
1
|
1 digit, 1 : bayar sewa rumah
dinas, 2 : tidak bayar sewa rumah dinas. Jika dikosongi maka akan terisi 2 :
tidak bayar sewa rumah dinas.
|
20.
|
Nomor Rekening
|
Diisi dengan nomor rekening pegawai, diisi tanpa titik dan spasi
misal : 0193241897
|
|
21.
|
Kode agama
|
1
|
1 digit, 1 : Islam, 2 : Katolik, 3 : Kristen, 4 : Hindu, 5 : Budha, 6
: Lainnya. Jika dikosongi maka akan
terisi 1 : Islam
|
22.
|
Kode Jenis Kelamin
|
1
|
1 digit, 1 : Pria, 2 : Wanita. Jika dikosongi maka akan terisi 1 :
Pria
|
23.
|
Kode Pendidikan
|
01
|
2 digit : 01 : SD, 07 : S1. kode jenis pendidikan, Tabel Pendidikan ada di lampiran : T_Pendidikan. Jika
dikosongi maka akan terisi 07 : Sarjana.
|
24.
|
Alamat rumah
|
Alamat Anggota/PNS : bisa diisi bisa tidak.
|
|
25.
|
NPWP
|
599093333805000
|
15 digit, Nomor Pokok Wajib Pajak, dengan menghilangkan titik dan
strip. Jika anggota/PNS belum punya diisi dengan 000000000+3 digit (digit
10,11,12) dari NPWP Bendahara+000 :
Misalkan NPWP bendahara satker :
599093333805000 : diambil digit ke 10,11 dan 12 : yaitu
805.
Maka NPWP anggota/PNS yang kosong adalah :
000000000805000
|
26.
|
Nama bank
|
BRI
Cabang Depok
|
Nama bank cabang tempat pegawai menyimpan gaji.
|
27.
|
Nama di rekening
|
Nama anggota/pegawai di rekening/ buku tabungan. Biasanya tidak
memakai gelar.
|
|
28.
|
Kode pos
|
10110
|
5 digit kode pos alamat anggota/PNS, jika tidak tahu diisi dengan
kode pos satker. Jika dikosongi maka akan terisi kode pos cilangkap = 13870
|
29.
|
Kode babin
|
1
|
1 digit, 1 : dapat tunjangan babinsa, 2 : tidak dapat tunjangan
babinsa. Untuk PNS dikosongi. Jika
dikosongi maka akan terisi 2 : tidak dapat
|
30.
|
Kode Jabatan Sandi
|
31002
|
5 digit, diisi dengan kode jabatan sandi. Jika anggota tidak
mendapatkan tunjangan ini diisi dengan : 99999. Kode dapat dilihat di Tabel Jabatan ada di lampiran : T_tunjangan dengan kode
31001 s.d. 31007. jik
|
31.
|
Sebutan Jabatan
|
Kadisku
|
Sebutan jabatan di lingkungan TNI. Jika anggota tidak menjabat dapat
dikosongi. Untuk PNS dikosongi
|
32.
|
Kode Tunjangan Kecil Terluar dan Perbatasan
|
0
|
1 digit, diisi 0 jika anggota
TNI tidak sedang bertugas di pulau kecil terluar dan perbatasan. Jika
bertugas maka diisi dengan :
1 : 150 % gaji pokok
2 : 100% gaji pokok
3 : 75% gaji pokok
4 : 50% gaji pokok
|
33.
|
TMT Jabatan
|
01/01/2014
|
TMT meduduki jabatan, format tanggal
dd/mm/yyyy
|
34.
|
TMT KGB
|
01/02/2014
|
TMT KGB, format tanggal dd/mm/yyyy
|
2.
Data
Keluarga : Nama File t_keluarga.xls
Data
keluarga adalah data keluarga seperti nama istri/suami, nama anak, tanggal
lahir anak dll. Anak yang boleh ditanggung dalam gaji maksimal adalah 2 anak, dan maksimal berumur
21 tahun, boleh ditanggung sampai dengan 24 tahun jika memiliki surat
keterangan kuliah. Nomor surat keterangan kuliah dan tanggal surat keterangan
kuliah harus dimasukkan ke dalam aplikasi. Susunan file Excel nya adalah sbb :
No
|
Kolom
|
Contoh
|
Keterangan
|
1.
|
NIP/NRP
|
198212102009112001
|
NRP anggota TNI, untuk NIP PNS harus 18 digit, jika masih ada PNS
yang masih menggunakan NIP 9 digit harus ditambah 0 sebanyak 9 digit sehingga
18 digit. Misalkan 060102058000000000
|
2.
|
Nama
|
Nama istri/nama anak
|
|
3.
|
Kode keluarga
|
1
|
1 digit, 1 : Istri, 2 : Suami, 3 : Anak Kandung,4 : Anak Tiri, 5 :
Anak Angkat, 6 : Anak Cacat
|
4.
|
Tanggal lahir
|
27/09/1996
|
Tanggal lahir istri/anak, format dd/mm/yyyy
: jika kosong diisi tanggal hari ini.
|
5.
|
Tertanggung
|
1
|
1 digit 1 : tertanggung dalam daftar gaji, 2 : tidak tertanggung.
Jika tidak diisi maka otomatis terisi 1 : tertanggung
|
6.
|
No Surat Keterangan Kuliah
|
01/UGM/2014
|
Nomor surat keterangan kuliah, wajib diisi jika anak tertanggung yang
sudah berumur lebih dari 21 tahun
|
7.
|
Tanggal Surat Keterangan Kuliah
|
01/01/2014
|
Tanggal surat keterangan kuliah, wajib diisi jika anak tertanggung
yang sudah berumur lebih dari 21 tahun. Format dd/mm/yyyy
|
8.
|
Tanggal kawin
|
01/01/2000
|
Diisi tanggal kawin dengan istri, atau tanggal kawin anak jika sudah
menikah. Format dd/mm/yyyy
|
9.
|
Kode kerja
|
1
|
1 digit diisi dengan pekerjaan dari istri/suami/anak. Diisi dengan 1
: Belum Sekolah, 2 : Sekolah, 3 : Kuliah ,4 : Ibu Rumah Tangga, 5 : Tidak
Bekerja, 6 : Bekerja. Jika dikosongi, untuk istri/suami akan terisi : 6,
untuk anak terisi : 2
|
3.
Data Riwayat
Kepangkatan : Nama File t_perubahan.xls
Data Riwayat
Kepangkatan adalah data-data terkait dengan SK-SK yang diterima oleh
anggota/PNS mulai dari SK pengangkatan pertama menjadi anggota, SK CPNS, SK
KGB, SK Kenaikan Pangkat, SK menduduki jabatan dll. Susunan file Excel nya
adalah sbb :
No
|
Kolom
|
Contoh
|
Keterangan
|
1.
|
NIP/NRP
|
198212102009112001
|
NRP anggota TNI, untuk NIP PNS harus 18 digit, jika masih ada PNS
yang masih menggunakan NIP 9 digit harus ditambah 0 sebanyak 9 digit sehingga
18 digit. Misalkan 060102058000000000
|
2.
|
Tanggal SK
|
01/01/2014
|
Tanggal SK, jika kosong akan diisi tanggal hari ini, format dd/mm/yyyy
|
3.
|
Nomor SK
|
CPNS/01/2014
|
Nomor SK
|
4.
|
Uraian SK
|
SK Kenaikan Gaji Berkala
|
Uraian SK tersebut
|
5.
|
TMT
|
01/01/2014
|
Terhitung Mulai Tanggal SK dengan format dd/mm/yyyy
|
6.
|
SK Dari
|
Panglima TNI
|
SK ini ditandatangani oleh siapa
|
7.
|
Jenis SK
|
01
|
2 digit, Kode jenis SK. Terdapat Tabel Jenis
SK di lampiran, untuk anggota TNI : T_KedudukanTNI sedangkan PNS :
T_KedudukanPNS. Jika dikosongi maka akan diisi dengan jenis SK no 99 (SK
Lainnya).
|
D.
KONVERSI
DATA PADA APLIKASI DPP/GPP
1.
Save As
Data
Setelah ketiga file tersebut
dipersiapkan, maka proses konversi dapat segera kita lakukan. Namun file excel
tersebut tidak dapat kita konversi secara langsung namun harus kita save
as ke dalam bentuk file teks.
Dengan type tex tab delimited
Tata caranya adalah sebagai berikut :
1. Misalkan
saya memiliki file t_pegawaikon.xls, t_keluargakon.xls, dan t_perubahankon.xls.
2. Buka file
tersebut, lalu pilih baris ke 1, dan 2.
3. Hapus
terlebih dahulu baris ke 1 yang berisi angka, dan baris 2 berisi judul
4. Sehingga
akan tersisa isi kolom-kolomnya saja
5. Baru
setelah itu kita save as menjadi,
dengan pilihan text (tab delimited)(*.txt). lalu klik tombol save.
6. Maka data
pegawai tadi akan berbentuk file teks
7. Lakukan
untuk file t_keluargakon.xls dan t_perubahankon.xls dengan menghapus baris dan
nama kolom lalu save us menjadi text (tab delimited)(*.txt).
2.
Proses
Konversi Data
Setelah melakukan save us data diatas maka kita akan memiliki
3 buah file teks.
Masuk ke dalam Aplikasi DPP, kemudian pilih menu Pegawai >
Konversi Data TNI, maka akan muncul form sbb :
1. Cari file
teks data pegawai,keluarga dan perubahan dengan mengklik tombol (…)
2. Klik tombol
Restore, maka data pegawai anggota TNI dan PNS Kemhan akan masuk ke dalam
database Aplikasi DPP/GPP.
3. Jika ada
isian yang salah misalakan ada isian NIP/NRP yang kosong maka akan muncul pesan
sbb :
4. Selanjutnya
akan muncul file excel dengan nama nip_nrp_kosong.xls dan langsung terbuka yang
akan menunjukkan nama pegawai yang NIP/NRP nya kosong,.
5. Perbaiki
kembali file excel yang telah anda susun sebelumnya lalu save as teks sekali
lagi.
6. Pada akhir
proses restore akan muncul file excel hasilkonversi.xls yang menunjukkan jumlah
record data yang telah berhasil dikonversi
E.
PROSES
BACKUP DATA
Setelah anda selesai melakukan
proses konversi data, langkah selanjutnya adalah melakukan backup data.
Langkah-langkahnya adalah sbb :
1. Masuk ke
dalam Aplikasi DPP atau Aplikasi GPP
2. Masuk ke
dalam menu Setting > Setting Anak Satker.
3. Data anak
satker telah terisi otomatis, namun nama anak satker berisi strip, silahkan nanti yang mengisi
adalah satker masing-masing
4. Centang
salah satu anak satker, lalu kli tombol Default
5. Lalu masuk
ke dalam menu Utilitas > Backup, lalu klik tombol Proses
6. Maka akan
terbentuk file backup dengan format : P+kode satker+tanggal+*.BCC,
contoh :
642445-17-12-2014.BCC. File backup yang terbentuk ini adalah berisi data PNS
dan Anggota TNI.
7
0 komentar:
Posting Komentar